காப்பகத்தை அறை தேவைகளுக்கு. அமைப்புக்கள் ஆவணப்பெட்டகம் அடிப்படை விதிகளை

காப்பகத்தை ஒரு அமைப்பு ஒரு தனி கட்டுமான அலகு வடிவில் இருக்கலாம் அல்லது அலுவலகத்தில் வாழ்க்கை ஒரு ஒருங்கிணைந்த பகுதியாக இருக்க முடியும். இது ஏற்கனவே உள்ள ஆவணத்தின் தொகுதி பொறுத்தது.

அது ஏற்பாடு எப்படி

எந்த வணிக அல்லது நிறுவனத்தின் ஒரு காப்பகத்தை தேவை உருவாக்குதல் குறிப்பிட்ட நடவடிக்கைகளை ஒரு தொகுப்பு:

1. நீங்கள் ஆவணங்கள் சேமிப்பதற்கு ஏற்ற சேமிப்பு விண்வெளி தேர்ந்தெடுக்க மற்றும் அதை சரியாக சித்தப்படுத்து வேண்டும்.
2. பராமரிப்பு நிலையான சந்திக்க நிபந்தனைகளை உருவாக்கும் கவனம் செலுத்துவது அவசியம்.
3. வாங்க மற்றும் காப்பகத்தை தேவையான உபகரணங்கள் நிறுவ - அது பார்வையில் தொழில்நுட்ப புள்ளி அதை சித்தப்படுத்து வேண்டும்.
4. களஞ்சியம் தேவையான அனைத்து ஆவணங்களின் காப்பகத்தில் அமைப்புகளுக்காக ஏற்பாடு நடைமுறை வேண்டும் கட்டப்படுகிறது.
5. இது வளர்ந்த மற்றும் அலகு ஒழுங்கமைப்புகள், ஒப்புதல் அளிக்க வேண்டும்.

இந்த அளவீடுகளில் நடைமுறைப்படுத்தல் காப்பகத்தை ஆவணங்களின் பாதுகாப்பு மற்றும் தேவையான அரசு அவர்களை வைத்து உறுதி செய்கிறது.

சுவடிக்காப்பாளரும் யார்

மற்றும் தேவைகள் காப்பகத்தை மற்றும் ஆவணங்களின் மேலும் சேமிப்பு அமைப்பு ஈடுபட்டு என்று தொழிலாளர்களுக்கு என்ன உள்ளன? அவர்கள் உதாரணமாக இணைந்து நிலைகள் மற்றும் அவர்களின் கீப்பர், ஒரு செயலாளர் அல்லது வரவேற்பாளராக இருக்க முடியும்?

சுவடிக்காப்பாளரும் - பணியாக காப்பக நடவடிக்கைகள் ஏற்பாடு ஒரு சிறப்பு. அவரை நம்பி ஆவணங்கள் பாதுகாப்பிற்காக, அவர் முழுப் பொறுப்பும். அவரது பணி மாநிலம் ஆவணப்பெட்டகம் நிறுவனம் ஒரு குறிப்பிட்ட அறிவுறுத்தல் அல்லது (தேவைப்பட்டால்) இன்டர்ன்ஷிப் கடந்து இல்லாமல் சாத்தியமில்லை.

அதன் செயல்பாடுகளை பகுதி நேர வேலை என்று மற்றொரு ஊழியர் மாற்ற முடியும். பொதுவாக, சுவடிக்காப்பாளரும் பொறுப்புகளை ஆவணங்கள் கொண்டு ஒரு குறிப்பிட்ட தொகையை போதிய அளவு பெரிதாகவும் எங்கே வழக்கில் தனிப்பட்ட தொழிலாளி ஒதுக்கப்பட்டுள்ளனர். பெரிய நிறுவனங்கள், இந்த நோக்கத்திற்காக ஒரு தனி பதவியை நியமிப்பதற்கு. இந்த விஷயத்தில், இருப்பினும், அது வழக்கமாக ஒரு வேலை விளக்கம் சுவடிக்காப்பாளரும் ஒப்படைக்கப்பட்டது வேலை வகைகளைக் குறிப்பிடாமல், அத்துடன் அதன் உரிமைகள் மற்றும் கடமைகள் உருவாக்குகின்றது.

முக்கிய விஷயம் - நடைமுறை

வழக்குகள் சிறப்பாக வளர்ந்த கிராபிக்ஸ் படி காப்பகத்தை அமைப்பு கொண்டு சேர்த்தார். அவரது வரைதல் ஆவணங்கள் பரப்ப மற்றும் சுவடிக்காப்பாளரும் ஒப்புதல் யார் துறைகள், ஒவ்வொரு தலைகள் உடன்பட்டார் வேண்டும். காப்பகத்தில் வேலை ஆவணங்கள் என்பதால் தங்களது பிரச்சினை விதிகள் தீர்மானிக்க சேமிக்கப்படும் இல்லை, ஆனால் எப்போதாவது பயன்படுத்தப்படும், (பொருந்தினால்) உங்கள் நிறுவனத்தில், அதே போன்று நீட்டிப்புச் பங்குதாரர்களின் உள்ள விண்ணப்பித்தவர்களின்.

ஆவணங்களின் டெலிவரி பதிவு சில புத்தகங்களில் நாளாகக் கொண்டாட வழிவகை. (இந்த வழக்கறிஞர் அலுவலகம் மற்றும் நீதிமன்றம் அடங்கும் மற்றவர்கள் மத்தியில்) தேவைகள், ஆணைகள், செயல்கள் பதிவு செயல்முறை மூன்றாவது கட்சிகள் நடைமுறைகள் தற்காலிக பயன்படுத்த வழக்குகள் மாற்றத்தின் போது உள்ளன. அதன் சொந்த ஊழியர்கள் ஒரு மாத வரை, மற்றும் மூன்று வரை மாதங்களுக்கு வழங்கப்படும் ஆவணங்களை - கட்சி கட்டமைப்புகள் பிரதிநிதிகள்.

அமைப்புக்கள் ஆவணப்பெட்டகம் அடிப்படை விதிகளை

மேலாண்மை ஒப்புதல் சிறப்பு விதிகள், அடிப்படையில் காப்பகத்தை, அத்துடன் எந்த கட்டமைப்பு அலகு செயல்படுகிறது. தங்கள் வேலையில் அது பணிபுரியும் தொழிலாளர்கள் தங்களது சொந்த வேலை விளக்கங்கள் கடைபிடிக்கின்றன. நிறுவனம் ஏற்கப்பட்டது விதிகள், காப்பகங்கள் அடிப்படை விதிகள் (தேவையான ஆவணங்கள் உரிமைகள் மற்றும் பொறுப்புகள் மற்றும் கலவை செயல்பாட்டு நடவடிக்கை அந்தஸ்தும் பெற்றுள்ளன) வெளியே அமைக்கிறது. அதன் அடிப்படை பணிகளை மூலம் பின்வருமாறு:

1. ஆவணங்களின் காப்பகத்தை முழுமையாக்கவும், எந்த கலவை ஒழுங்குவிதிகள் ஒரு தனி பிரிவில் பட்டியலிடப்பட்டுள்ள உள்ளது.
2. பொருட்கள் பதிவுகளை வைத்து அவற்றைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க.
3. உதவி கண்டுபிடித்து உள்ள ஆவணங்களின்படி உருவாக்க.
4. நீங்கள் காப்பகத்தை பொருள் சேமிக்கப்படும் நடைமுறை பயன்படுத்த அனுமதிக்கிறது.

உங்கள் நிறுவனத்தில் ஆவணங்கள் இருந்தால் என்று பின்னர் தயார் மற்றும் சேமிப்பு மாநிலத்தில் நிரந்தர சேமிப்பு அவற்றை சமர்ப்பிக்க கட்டுமான அலகின் வெளிப்பிரிவு பிரச்சினைகள் ஒன்றாகும், ரஷியன் கூட்டமைப்பின் ஆர்ச்சிவல் நிதியம் பொருத்தமானதாக இருக்கும்.

அதன் செயல்பாடு

காப்பகத்தை செயல்பாடு முறையாக அதன் பணிகளை பெறப்படுபவையாகும். முக்கிய நபரை பின்வருவன:

1. என்று கையகப்படுத்தும் தங்கள் சொந்த மூலங்கள், நிறுவனங்கள் அல்லது வணிக அலகுகள் பட்டியலை பராமரிக்க.
2. ஒரு ஒழுங்கான முறையில் பாதுகாப்பாக வைப்பதற்காக ஆவணங்கள் அவர்களில் எடுத்து.
3. கணக்கில் பொருட்கள் எடுத்து தங்கள் முழு பாதுகாப்பை உறுதி.
4. உருவாக்கும் மற்றும் காப்பக ஆவணங்கள் தொடர்பான ஒரு உதவி முறைமையை, பராமரிப்பது.
5. நடத்தைக் தகவல் சேவை மேலாண்மை மற்றும் அமைப்பின் அனைத்து கட்டுமான அலகுகள்.
6. பிரச்சினை ஒழுங்கமைத்து கருத்தில் மற்றும் பயன்படுத்துவதற்கான செயல்முறை ஆய்வு செய்ய, தனிநபர்கள் மற்றும் பிற நிறுவனங்களின் தேவைகளைக் கருத்தில் கொண்டு ஏற்ப ஆவணங்கள் பயன்படுத்த.
7. குடிமகன் சமூக மற்றும் சட்ட இயல்பு கோரிக்கைகளை அறிக்கைகள் மற்றும் உத்தியோகபூர்வ பதில்களை தயார்.
8. ஒரு ஆவணத்தின் மதிப்பு வைத்து சோதனை செய்வதை நடவடிக்கைகளை முன்னெடுக்க, (அமைப்பு காப்பகங்கள் கையகப்படுத்தும் மேலே ஆதாரங்களில் ஒன்றாகும் போது வழக்கில்) நகராட்சி அல்லது மாநில காப்பகத்தில் நிரந்தர சேமிப்பு ஒரு பார்வை ஏற்பாடு, நடவடிக்கை எடுக்குமாறு கோரி பரிமாற்ற.
9. ஆதாரங்கள் நிறுவனத்தைக் கையகப்படுத்தி உருவாக்கம் மற்றும் காப்பகத்தை கோப்புகளை சரியான சரிபார்க்கவும் - தங்கள் சொந்த கட்டுமான அலகுகள் மற்றும் பிற நிறுவனங்களிலும் இருவரும்.
10. வணிக நிறுவன பெயரிடும் முறை வைத்து வேலை ஏற்பாடு.
11. ஒவ்வொரு கட்டுமான உட்பிரிவின் ஆவணங்கள் உடன் நடைமுறை மற்றும் முறைகளில் உதவிகளை வழங்கவும்.
12. காப்பகங்கள் மற்றும் பதிவுகளை மேலாண்மை வளர்ச்சி பங்கேற்கவும்.
13. மேலாண்மை ஆவணப்படுத்த தொடர்பான நிலைகளில் archivists மற்றும் ஊழியர்கள் பயிற்சி அளிப்பதற்கு நடைபெற்றது நிகழ்வுகளில் பங்கேற்க.

அது வைக்க எங்கே

எங்களுக்கு இப்போது காப்பகத்தை அறை தேவைகள் உள்ளது என்பதைச் சிந்திக்கலாம். கருத வேண்டும் என்ன மிக முக்கியமான, - மூல இருக்க முடியும் மரம் கட்டிடங்கள் பழைய பாத்திரம் கட்டிடங்கள் கட்டிடங்களில் அனுமதி இல்லை எந்த வழக்கு, அதை வைக்க மட்டும் முக்கிய அறை, ஆனால் அடித்தளத்தில் கொண்டு attics, அத்துடன் கட்டிடங்களில், அடுப்பு வெப்பமூட்டும் வேண்டும்.

ஒரு முழு போன்றதான கட்டமைப்பை காகித ஆவணங்களின் சேமிப்பு தழுவி உள்ளது என்றால், ஒரு காப்பகத்தை என்பது ஒரு தனிமைப்படுத்தப்பட்ட அறையில் பொருள்.

எதிர்காலத்தில் உங்கள் நிறுவனத்தில் அதன் சொந்த காப்பகத்தை நிறுவ திட்டமிட்டுள்ளது என்றால், இங்கே நீங்கள் தங்களை தயாரிப்பு செயல்பாட்டில் கவனத்தில் கொள்ளப்பட வேண்டும் என்பது தேவைகளுக்கான பட்டியலில் பற்றியும் தெரிந்துகொள்ள வாய்ப்பு உள்ளது. கவனமாக பாதுகாப்பாகவும் தேவையான அனைத்து ஆவணங்கள் சேமிக்க - எனவே, யாருடைய பணி காப்பகத்தை அறைக்கு முக்கிய தேவைகள் என்ன?

தேவையானதை விட பட்டியலில் கிடைக்க வேண்டும்

1. ஆவணக்காப்பிலிடுங்கள்.
2. அறை ஆவணங்கள் வரவேற்பு, தற்காலிக சேமிப்பு மற்றும் காலநிலையிணக்கம் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது.
3. ஆவணத்தையும் பயன்படுத்தவில்லை என்பதைக் குறிப்பதற்காக அறை.
4. ஆப்பரேட்டிங் அறை (அல்லது அறைகளை) பணியாளர்களுக்கு மத்தியில் ஏற்படுத்தியிருக்கிறது.

இடம் போதவில்லை போது ...

கோப்பு அறை விண்வெளி அவருக்குக் கீழ் கடத்தல் சாத்தியம் அனுமதிக்காது பட்சத்தில் பல அறைகள் அர்ப்பணிப்பு ஒரு ஸ்பேஸ் பகிர்வுகள் பிரிக்கப்பட்ட மண்டலங்களாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது வேண்டும். கண்டிப்பாக இந்த வழக்கில் பின்பற்றப்பட வேண்டிய அடிப்படை தேவை, - ஒரு இருந்து ஆவணங்களை மற்றொரு சேமிப்பு இடம் அவற்றை ஒதுக்கிவைத்து வேலை.

ஒரு தனி அறை அல்லது சிறப்பாக உருவாக்கப்பட்ட மற்றும் ஒரு காப்பு பயன்படுத்தப்படுகின்றது ஆவண சேமிப்பு கட்டிடம் போன்ற தழுவி ஒரு, தேவைப்படுகிறது தீ சாத்தியம் அடிப்படையில் ஒரு ஆபத்து சுமந்து பொருளில் இருந்து நீக்க வேண்டும். ஒரு உதாரணம் குறிப்பிட்டுள்ளார் வேண்டும் என கார் பூங்காக்கள், garages மற்றும் பெட்ரோல் நிலையங்களாகும். கட்டிடம் அல்லது வளாகத்தில் காப்பகத்தை அருகிலேயே காற்று மாசுபாடு ஆதாரங்கள் சேவைபுரிகின்ற பொருட்களை இருக்கக் கூடாது.

சிறப்பாக, கோப்புகளை எப்போதும் தேவையான அனைத்து விதிமுறைகளை கொண்டு கட்டப்பட்ட இந்த கட்டிடம் மட்டுமே நியமிக்கப்பட்ட தனியாக வைக்கப்பட வேண்டும். ஆனால், துரதிருஷ்டவசமாக, உண்மையில் அதன் ஆணைகளைப் பிறப்பித்துக், மற்றும் பெரும்பாலான நிறுவனங்களில், ஆவணங்கள், ஏற்கனவே இருக்கும் வசதிகள் சேமிக்கப்படும் இந்த நோக்கத்திற்காக மாற்றப்பட்டு தகவமைத்துக் கொள்ள முடியும்.

பேச உரிமை என்று

காப்பகத்தை கட்டிடங்கள் மற்றும் வளாகங்களுக்கு ஒழுங்குமுறை தேவைகளை அறிமுகமானார். அவர்கள் பின்வருமாறு:

1. சேமிப்பின் எதிர்காலத்தைக் வேண்டும் எனக் கூறப்படும் கட்டிடம், நிர்வாக எண்ணிக்கை குறிக்க தேவைப்படுகிறது. அது கண்டிப்பாக பயன்படுத்தப்படும் எளிதில் எரியக்கூடிய பொருட்கள் மற்றும் ஆக்கிரமிப்பு பிரிவில் இருந்து கேட்டரிங் சேவைகள், உணவு கிடங்குகள், கடைகள் உள்ளன எங்கே காப்பகத்தை, அத்துடன் தொடர்புடைய இரசாயன தொழில்நுட்பம் வைக்க தடை செய்யப்பட்டுள்ளது.
2. ஒரு வெப்பமடையாத அறையில் வைத்து எங்கே சுகாதாரத்தை தேவைகள் இணங்காத சேர்க்கப்படாத. மேலே குறிப்பிட்டுள்ள பழுதடைந்த காப்பகங்கள் கட்டிடத்தின் unacceptability மீது.
3. அது காப்பகத்தை அறைக்கு தீ தேவைகள் இணங்க முக்கியத்துவம் வாய்ந்ததாகிறது. சாத்தியமான தீ அதன் பாதுகாப்பு - ஆவணங்கள் பாதுகாப்பான சேமிப்பு முக்கிய நிபந்தனைகளில் ஒன்று. 2009 ஜனவரியில், ரஷ்யா கலாச்சார அமைச்சகம் ஒரு ஆர்டர் எண் 3 ரஷியன் கூட்டமைப்பு அரசாங்கம் மற்றும் நகராட்சி காப்பகங்கள் தீ பாதுகாப்பு சிறப்பு விதிகள் வெளியே அமைக்க ஒழுங்குமுறை தேவைகளை ஒரு தொடர் ஏற்று வெளியிட்டது. தேவையான ஆவண சேமிப்பு ஒழுங்குமுறைகளை சாதனம் தவறாமல் கவனிக்க போது.
4. கட்டடத்தின் வடிவமைப்பு வெள்ளம் செய்வது சாத்தியமற்றது உறுதி செய்வதாகும். அறை அவசர வெளியேறும் வைத்திருக்க வேண்டிய அவசியம் உள்ளது. எந்த வழக்கில் அது மூலம் முக்கிய குழாய் (நீர் தாங்கி அல்லது வாயு) கடந்து போகும்.

அது அடித்தளத்தில் உள்ள வாய்ப்பு தாக்கல் செய்ய முடியுமா?

அது அடித்தள அறை இவ்வளவு மாட விண்வெளி மட்டுமல்லாமல் உயர் மாடிகள் அல்லது மாற்றங்களையும் ஏற்படுத்தப் காப்பக சேமிப்பு பண பரிந்துரைக்கப்படவில்லை.

அவசர சூழ்நிலைகளில் இதற்கு விதி விலக்காக விதிவிலக்குகள் இருக்கலாம். உலர்ந்த மற்றும் நன்கு சூடான அடித்தள, மெக்கானிக்கல் வென்டிலேஷனில் பெற்றிருக்கும், திறன் ஒரு மணி நேரம் அல்லது இரண்டு மூன்று breathability வழங்க போது அவர்கள் ஏற்கப்படுகின்றன. மாடி அல்லது அட்டிக் காப்பகம் சாத்தியம் மட்டுமே பொருத்தமானது வெப்பநிலை மற்றும் ஈரப்பதம் நிலைமைகள் என்று வழங்கப்படுகிறது.

வளாகத்தில் ஒரு மிக முக்கியமான தேவை வயரிங் சாதனம் பொறுத்து காப்பகப்படுத்துங்கள். அது காற்றுப்புகாத துளைகளுக்கு மூடப்படும் வேண்டிய கட்டாயம் உள்ளது. சிறிய மின் உபகரணங்கள் வடங்கள் ரப்பர் மின்காப்புடனான வழங்கப்படுகின்றன. தொலைவுகளுக்கு வைக்கப்படும்போது அல்லது தரை சுற்று பிரேக்கர்ஸ் பொதுவான சேமிப்பு வேண்டும்.

தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டுள்ளன அல்லாத தூவல் மற்றும் காப்பக களஞ்சியங்களை முடித்த கட்டிடம் பொருட்கள் அல்லாத அரிக்கும் பொருட்கள். அணைப்பதிலும் அமைப்பு ஆவணங்கள் பாதுகாப்பான நடுநிலை வகையில், பெற்றிருக்கும் வேண்டும். அது கடையில் தீ பயன்படுத்த அனுமதி இல்லை, ஹீட்டர்கள் அல்லது இடத்தில் வெளிப்பொருட்களை அடங்கும்.

சுருக்கி

காப்பகத்தை அறைக்கு அனைத்திற்கும் மேலாக தேவைகளுக்கு இணக்கமான முறையில் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பகுதியில் குறைப்பு பிறகு, பயன்படுத்த பொருத்தத்தை அல்லது unsuitability மீது இறுதி முடிவு எடுக்க. சாத்தியமான சுகாதார மற்றும் நோய் விபரவியல் நிலையம் மற்றும் மாநில தீ மேற்பார்வை சரிபார்த்த பின் இப்படி ஒரு முடிவை எடுத்து. எங்கு மட்டுமே விரிவான பரிசோதனையின் சிகிச்சைக்குப் பின் திட்டமிடப்பட்டுள்ளது காப்பகத்தை வைக்கப்படும்.

அதன் நோக்கம் -, முக்கிய கட்டமைப்பு ஆயுள் ஆய்வு சாத்தியம் சுமை (உபகரணங்கள் காப்பகத்தை மற்றும் சேமிக்கப்படும் ஆவணங்களை எடை) கணிப்பில் மாடிகள் இடையே ஒன்றுடன் வலிமை உறுதி கிடைக்கும் மற்றும் காற்றோட்டம் மற்றும் வெப்பமாக்கும் அமைப்புகளுடன் தற்போதைய நிலையை அறிய, தீ அறை உரிய அளவிற்கு தெளிவுபடுத்த தீர்மானிக்க.

அனைத்து தொடர்புடைய சேவைகளை அமைப்பு (எதிர்கால காப்பகத்தை வழக்கமாக ஊழியர்கள்) பிரதிநிதிகள், மற்றும் ஊழியர்கள் ஈடுபட்டு தணிக்கை இல் - முதலியன .. கட்டிடம், தீ, பாதுகாப்பு, பரீட்சையின் பெறுபேறுகளின் இறுதி நடவடிக்கை தயாரிப்பில் பிரதிபலிக்கின்றன.